42 consejos para producir un evento memorable para pequeñas empresas

No comience a planear su próximo evento sin leer estos 42 consejos.

Sabemos que se trata de una visión general de algunos de los pasos que deberá seguir al desarrollar un evento, no podemos identificar todos los detalles que necesitará pensar (debido que gran parte dependerá del tipo del acontecimiento que usted está sosteniendo). Sin embargo, esperamos que lo siguiente proporcione un punto de partida para la planificación de su evento.

También le hemos elaborado una  lista de comprobación (descargue el PDF) fácil de usar para que realmente no se le quede nada fuera de su sitio.

Descarga aquí el PDF

Planificación de eventos para pequeñas empresas: qué hacer primero

1. Decida sobre su público objetivo antes de cualquier otra cosa.   El primer paso – antes de hacer cualquier otra cosa – debe definir claramente quién es su público objetivo.

A partir de esto, todas las demás decisiones se aplicarán en términos del formato, contenido, precios, ubicación, etc. Este enfoque estructurado también le ayudará a mantenerse enfocado en el logro de objetivos específicos, y no permitir que el alcance se vuelva demasiado amplio o diluido.

2. Haga una lista de detalles – todo lo que incluye la iluminación y el transporte público, el contenido y los refrescos.   Cuando decida tener un evento, todo importa. Desde el contenido del programa y la iluminación hasta el transporte y el estacionamiento, todo cuenta. Y su público le atribuye todo a usted y a su marca. Hacer una lista le asegurará que no pases por alto las cosas (por eso hemos querido regalarle el PDF)

3. Tener un propósito comercial para la celebración del evento.   Antes de que pueda comenzar a planear un evento exitoso, debe tener claro por qué lo está haciendo, porque cada decisión debe apoyar a su objetivo principal. ¿generación de leads? ¿crear conciencia de su empresa o un producto en particular? ¿desarrollar la lealtad del cliente? ¿O simplemente quieres ganar dinero (que también está bien)?

Asegúrese de que el equipo, es consciente de la finalidad, para que todos estén bien alineados.

4. Tenga cuidado con otros eventos de la industria durante la programación.   Revise el calendario. Asegúrese de no programar su evento en o muy cerca de vacaciones o feriados populares. Es igual de importante comprobar si hay otros eventos a los que van a asistir sus asistentes.

5. Sea flexible con los cambios de tamaño, ubicación y otros detalles.   Al entrar en el proceso de planificación de eventos, es posible que el evento cambie de tamaño, ubicación y muchas otras formas de lo que originalmente se imaginaba.

Esto es natural y perfectamente bien, siempre y cuando no pierda de vista la razón por la que está haciendo todo este trabajo en primer lugar. Es necesaria cierta flexibilidad.

6. Conozca sus limitaciones.  Todos sabemos que el objetivo es lanzar un gran evento en vivo. Con ese fin, también tenemos que ser conscientes de lo que podemos o no podemos hacer realista – ya sea por presupuesto o por tiempo.

Decide lanzar un evento en vivo en una semana, entonces de seguro será pequeño. Si desea un gran evento, deberá prepararlo varios meses por delante.

Si el presupuesto es pequeño, puede que tenga que contrarrestar con la creatividad y un montón de trabajo de bricolaje.

7. Cree metas SMART.  Siempre comience con la estrategia. Al igual que la construcción de cualquier negocio, grandes eventos comienzan con una estrategia fuerte, reflexiva y mensurable.

Los eventos en vivo son una forma increíble de compartir su marca, conectarse con su mercado objetivo, obtener comentarios sobre su producto (y más!).

Pero usted necesita saber lo que está tratando de lograr. Planifique siempre con objetivos SMART, y esbozar lo que está apuntando. A continuación, asegúrese de que usted siga en línea con la consecución de estos objetivos.

Presupuesto del Evento

Presupuesto: Cómo pagar su evento

8. Desarrolle un “plan de financiamiento” para su evento y estime los números.  Sepa cómo va a pagar el evento.

La mayoría de los eventos son financiados por patrocinios, venta de entradas, presupuestos de marketing interno o una combinación de los tres.

Cuando cree su presupuesto para el evento, deberá calcular cuánto dinero puede aumentar de manera realista en cada área.

Antes de reservar su lugar o firmar cualquier contrato, es una buena idea comenzar firmando patrocinadores primero, o vender entradas anticipadas para asegurarse de que hay suficiente interés en su idea para financiarlo.

9. Crear un presupuesto de gastos – y ahorrar dinero a través de donaciones “en especie” patrocinador.   Los eventos tienden a costar más de lo que el dueño promedio de una pequeña empresa piensa  principalmente en lo que respecta al lugar y los alimentos y bebidas. 

Recuerde que el precio de todos los permisos y licencias que necesita también tienen un costo. (Aquí es donde un planificador de eventos puede ayudarle a evitar dolores de cabeza.)

Haga una lista completa de todos los gastos y luego destaque las áreas donde usted piensa que los patrocinadores pueden jugar un papel para ofrecer algo especial.

Cuanto más trabaje con otras marcas y socios para organizar sus eventos, más podrá ahorrar.

10. Considere crowdfunding como una nueva opción para recaudar dinero para su evento.   Si esta es la primera vez que ejecuta eventos, use plataformas crowdfunding para aliviar el riesgo.

Al publicar sus eventos en estas plataformas, los asistentes tendrán que prometer billetes para que el evento tenga lugar. Si el número mínimo de asistentes requerido no se cumple el evento no tiene lugar.

Salón del evento

Marketing: hacer que la gente asista

11. Necesitará un plan de marketing DETALLADO.  Crear un plan de marketing para el evento. Cuanto más organizado esté, más profesional será su evento.

12. Sea incansable en sus esfuerzos o su evento fracasará.  Si usted no quiere estar en su evento solo … entonces mercado, mercado, mercado, mercado … y el mercado un poco más.

13. Defina buenas razones para que las personas se presenten.   ¿Cuál es el sorteo para los asistentes? Usted necesita definir lo que está haciendo en el evento que llevará a los asistentes a la meta.

Para un producto de consumo puede ser una fiesta con entretenimiento con demos de los productos y regalos. Para una multitud de negocios puede ser un contenido educativo o un orador experto.

Sea lo que sea, no pierda la conexión con la razón por la que desea que este público en particular quiera asistir a su evento.

14. Exprese por escrito por qué su mercado objetivo debe asistir – no asuma que los beneficios son obvios.  Al promover un evento asegúrese de decirle a su mercado objetivo lo que van a aprender, que se reunirán y por qué deben estar allí.

No asuma que sus amigos le dirán a sus amigos. Si usted está usando los altavoces, darles la copia de la publicidad de modo que puedan promover el acontecimiento a sus audiencias.

15. Aprenda a hablar con los medios de comunicación.  Los periodistas están muy ocupados y siempre en el plazo … no tienen tiempo para escuchar un tono de ventas.

Hágales saber que la información existe y – para las historias futuras – que usted es un experto en ese campo. Incluya esa información cuando llegue.

16. Use Twitter hashtags. Esta red social es perfecta para promover y difundir eventos y crear una consciencia alrededor de todo la comunidad online que tenga con seguidores en su perfil.

Crea tu hashtag para el evento, pero primero por favor asegúrate que no esté usado en otro. Colócalo en tu web, y en cada post que realices en las RRSS para que se vaya posicionando.

El hashtag de Canarias Digital es #BuenRolloDigital

Buen Rollo Digital

17. Utilizar pre-eventos sociales online para promover el evento principal. Para despertar interés en tu evento, intenta mantener una conversación por medio de Google o una charla en Twitter unas semanas antes del evento.

Invite a algunos de sus ponentes a participar en el evento social online. Dar una vista previa de lo que está por venir en el evento, haciendo una discusión de lo que los oradores expondrán, y aproveche para resaltar las actividades. Genera anticipación.

18. Comprar publicidad en las redes sociales.    La compra de publicidad en las redes sociales es a menudo pasada por alto por pequeños eventos.

Las plataformas de publicidad social (Facebook, LinkedIn y Twitter) ofrecen opciones de orientación en profundidad que pueden ayudar significativamente a llegar a nuestro público objetivo en nuestra ubicación geográfica.

La buena noticia es que no se requieren grandes presupuestos y la venta de entradas se puede medir fácilmente.

Desde principio de año 2017, en Canarias Digital tenemos contratada la publicidad en Facebook e Instagram Ads con las diferentes etapas de descuento que hemos estado ofreciendo en la compra de las entradas: Etapa Gold 50% fue del 1 enero al 31 de julio, etapa SILVER 30% (actual) del 1 de agosto hasta el 31 de septiembre y la etapa final (muy pronto se anunciará).

 

Descuento 30% en Canarias Digital

 

19. Utilice YouTube para promocionar su evento.  YouTube, es el segundo motor de búsqueda en todo el mundo después de Google.

Subir videos de nuestros eventos anteriores o entrevistas con nuestros ponentes / intérpretes, es una excelente manera de convencer a los posibles asistentes a que hagan clic en comprar.

El vídeo proporciona señales visuales significativas, lo que impacta fuertemente en nuestro proceso de toma de decisiones. Con los eventos siempre sentimos el riesgo de no saber qué pasará, el video aliviar esa tensión.

Vídeo creado por Jorge González del Arco

Un poco de creatividad con un cartel, un clip de música sin derechos de autor y una buena cámara de video con su smartphone crearán un video divertido para ayudar a publicar lo que está por venir.

21. Involucrar a los bloggers locales.   Sea inteligente con los bloggers. Involucrar a los bloggers locales para participar en el evento suele ser una gran estrategia para ganar audiencia antes, durante y después del evento.

Los bloggers generalmente cuentan con un amplio alcance y generalmente no siguen las reglas de los medios tradicionales.

22. Aproveche las plataformas de registro de eventos como Eventbrite.  Utilizar las plataformas existentes. Si este es su primer intento de correr un evento y le faltan las habilidades para promocionarlo, eche un vistazo a Eventbrite.

Aparte de ofrecer una suite para administrar eventos online, Eventbrite es un gran referente para el público relevante en su área. También cuenta con registro y RSVP capacidades de gestión que son particularmente útiles si usted es inexperto.

23. Utilice el registro online.  La forma más fácil de asustar a la gente es tener registro analógico (faxes, cheque bancario o en la puerta del evento).

Ofrezca registro en línea para asegurar tantos asistentes lo antes posible, lo que ayudará a pronosticar números y liberar presupuesto pronto.

24. Obtener listado en los sitios de catering a su grupo.  Una vez que sepas quién quieres que asistan, el siguiente paso es ponerte delante de ellos.

Hay sitios web que se especializan en la lista de eventos a nivel nacional, y localmente empieza con la investigación que de seguro son los más adecuados para tenerlos como posible candidatos.

25. Ofrezca a los medios de comunicaciones locales incentivos para promocionarlo.  Los comunicados de prensa que se envíen a los medios de comunicación pertinentes ayudarán a generar rumores de noticias y se podría buscar la participación de medios (en línea y fuera de línea).

Ellos obtienen exposición en su evento a cambio de publicitarse. Si no quieren involucrarse en ese nivel, acercarse a ellos con la idea de correr un concurso para sus lectores para ganar entradas.

26. Hacer que sea fácil por medio de los ponentes para dar a conocer a sus seguidores.  Si usted tiene algún experto / orador que va asistir, anime a divulgar su asistencia a sus seguidores en sus medios sociales / suscriptores de correo electrónico.

27. Proporcionar incentivos para compras en pre-venta.  Los boletos en pre-venta los puede ofrecer con descuento.

Con una tarifa más barata son una gran manera de conseguir asistentes dando a la gente un incentivo para actuar con anticipación, en vez de esperar a última hora.

Equipo de Trabajo para un evento

Equipo: ¿Quién va a ayudar?

28. Delegar responsabilidades.  No importa el tamaño de su negocio, siempre trate de delegar responsabilidades. Tener una persona a cargo de cada detalle por lo general no funciona bien.

Siempre que sea posible, deje que la gente tome el control de las áreas que más disfrutan. Por ejemplo, que alguien en su empresa se encargue de los detalles de restauración.

Cuanto más alguien disfruta de sus responsabilidades, más probable es que las lleve a cabo con éxito.

29. Seguimiento y seguimiento de nuevo.  Hora de llegada temprano. Aunque nadie quiere ser un micro-manager, cerciórese de que los empleados y los vendedores estén en la sede con sus deberes del acontecimiento.

Siempre y cuando la gente sepa que espera actualizaciones de vez en cuando, es menos probable que se sienten frustrados cuando usted los llame o les envíe un correo electrónico para uno.

30. Los patrocinadores y sus  derechos – asegúrese de que les guste.   Si tienes patrocinadores , trátalos como reyes. Ellos financian su evento y le permiten hacerlo (si ese es su modelo de negocio). Sea muy claro antes del evento lo que obtendrán como patrocinadores.

31. Siempre subestime la participación, para los patrocinadores.  Si cree que puede obtener 100 asistentes, base su argumento de patrocinio en una estimación inferior, especialmente si se trata de su primer evento. Es mejor dar a los patrocinadores una sorpresa agradable que decepcionante.

32. Preguntar a la gente lo que piensan, y estar listo para la retroalimentación buena o mala.  Pida críticas. Si has hecho medio trabajo decente, obtendrás muchos elogios. Diga gracias, pero luego pida la CRÍTICA y esté listo para ello.

33. Tener un equipo de medios de comunicación social calificados para cubrir su evento . No se olvide de un equipo de medios sociales. Aunque no es imprescindible para cada evento o industria, cada vez más eventos se están centrando en aprovechar el poder viral de su audiencia.

Si su público está twitteando, Facebooking y tomando fotos para Instagram, usted debe hacer lo mismo y usted necesitará un equipo entrenado para ejecutar.

Estos fueron los resultados de la I edición de Canarias Digital 2016 por medio de Twitter. Donde logramos ser Trending Topic durante 10 horas continuas.

Resultados de Twitter

34. Busque marketeros que sirvan su nicho y estén dispuestos a involucrarse . Los mejores marketeros con los que puedes trabajar son aquellos que están familiarizados con la cultura de la pequeña empresa.

Busque vendedores que trabajan con pequeñas empresas con frecuencia o que se involucraría en un nivel mayor que su papel.

día del evento

Día del Evento: Tirando de él

35. Establecer las expectativas cuidadosamente – y luego entregar.  Asegúrese de que la audiencia tenga una GRAN (no buena) experiencia; y que les das lo que esperaban de asistir.

36. La actitud es contagiosa.  Sus invitados en gran parte jugarán fuera de su actitud y dinámica durante el evento. Dirija con el ejemplo y diviértase.

37. Que la reacción de la multitud sea su barómetro . Lea a la audiencia durante el evento. Pregunte a la gente cómo están haciendo. Si las cosas van bien, y si no lo son, lo sabrás.

38. Siempre pregúntese: ¿Cómo es esto relevante para los asistentes?  Asegúrese de que está ofreciendo contenido que es relevante para más del 80% de la audiencia.

El público debe alejarse con tácticas tangibles para mejorar su negocio y su carrera, y deben sentir la energía del ponente.

Hablar sobre su negocio y lo que usted hace – sin ofrecer al público lo que necesitan – es una pérdida de tiempo y de dinero para todos.

39. Como el maestro de ceremonias o un orador práctique.  Usted conoce su negocio, pero no asuma que sabe cómo hacer una presentación.

Practique su presentación, contestar preguntas y manejar a miembros difíciles y confrontacionales de la audiencia. Cuanto más preparado esté, mejor.

40. Vista lo mejor que puedes . Observe y revise una y otra vez todos los detalles … la vestimenta debe ser cómoda, pero la moda siempre por delante.

Incluso si usted es un contador o abogado, elija su traje o corbata más distintivo. La gente recuerda lo cómodo pero bien presentable.

Plan de Contingencia

Plan de contingencia: qué hacer cuando las cosas van mal

41. Imagine el evento, paso a paso, y haga una lista de dos columnas: lo que podría salir mal en una columna y su plan de contingencia en la segunda.  Prepárese para lo inesperado. Tal vez el sistema de sonido falla. Tal vez su maestro de ceremonia se equivoque o se vaya la electricidad. ¿Puede lidiar y seguir adelante?

42. Esté listo para echar una mano para llenar cualquier vacío. Aunque planear con anticipación es una gran fórmula para el éxito, nunca es suficiente.

Siempre surge algo inesperado. Por lo tanto, vale la pena estar preparado para las circunstancias atenuantes. Esto se aplica a los arreglos de catering, requisitos de impresión, alojamiento de huéspedes, previsiones meteorológicas, entretenimiento y mucho más. 

Isotipo de EventoCorp

[/fusion_text][/fusion_builder_column][/fusion_builder_row][/fusion_builder_container]

By | 2017-09-12T21:35:28+00:00 12 septiembre, 2017|Categories: Planificación de eventos|0 Comments