El cliente no siempre tiene la razón: Confesiones de una agencia de planificación de eventos

En esta nueva sección, iremos compartiendo con ustedes, confesiones de la vida real de las personas que trabajamos en la industria de los eventos sociales y corporativos.

Serán situaciones, pensamientos, argumentos e ideas, sin censura donde usted al leerlo puede decir “esto me pasó a mí también”.

Algunos detalles, han sido cambiados para respetar el anonimato del confesor y garantizar la máxima honestidad que pueda ser acogida.

****************************** Confesión ********************************

Como ejecutivo de cuentas dentro de una agencia de organización de eventos, aquí está mi confesión.

Definitivamente soy un orgulloso planificador de eventos, pero quiero aprovechar esta oportunidad, para compartir algunas de las cosas que normalmente no puedo hablar de frente.

No soy de esos que anda quejándose, pero creo que, como otros planificadores de eventos, entenderán y seguro pueden estar de acuerdo con algunas de estas partes exasperante que nos sucede en el trabajo en los eventos.

Los tiempos de entrega son ridículos

Todo el mundo está tan ocupado hoy en día, pero a menudo me sorprende lo tarde que los clientes se ponen en contacto con uno.

¿Cómo crear un evento en seis SEMANAS? o menos; desde el contacto inicial hasta el evento final, ciertamente es insólito ¿Verdad?

Hubo un tiempo, en que esto no eran tan seguido, pero seamos honestos, así jamás se puede empezar con buen pie.

Y esto, no sólo con los pequeños eventos (que es lo peor), esto sucede también para espectáculos de grandes tamaños como de moda, lanzamientos de productos, cenas u otros.

Lo más irritante, es sin embargo cuando te enteras que los clientes que se acercan en el último momento, te dicen que han estado pensando sobre el evento durante meses; pero nunca se les ocurrió que debían hablar primero con uno, y lo mejor es que ya tienen una fecha seleccionada.

Si hubieran, llegado a nosotros desde la creación de la idea, podríamos haber tenido una mejor selección de los lugares, negociado mejores tarifas con los proveedores, hablar con los diseñadores gráficos, impresoras, búsqueda de patrocinadores y un sin fin de puntos que hay que hacer.

Armar un evento, no es soplar y hacer botellas. Lleva una extensa lista de planificación, que, si no se cumple a cabalidad, el evento puede ser un fracaso total, y lo peor es quien se lleva la peor parte es uno.

A raíz de este desorden mental de los clientes, he decidido no aceptar eventos con tres meses de antelación. Acepto organizar eventos que tenga un año (o por lo mínimo 6 MESES).

Seguro a ti te ha pasado, que cuando viene el cliente con poco tiempo, y le dices que no empiezan con la misma frase: “Nooooo, por favor, no me hagas esto, tu eres el mejor”, o “Pero como no me vas ayudar, vengo recomendada de Don xxxxx”, o “Pero si hace años lo hiciste para tal persona y salió todo excelente”. Y dime tú, peor es cuando se ponen a llorar.

No quiero parecer un insensible, es que si algo sale mal quien se lleva toda la culpa es la empresa organizadora de eventos.

Por eso, es mejor tener las normas claras, y por nada del mundo lo aceptes, porque de seguro eso te lo restregaran en la cara.

Si lo aceptas, luego no dirán que uno es el mejor, dirán a todos “hemos creado este evento fantástico en sólo 6 semanas”.

No puedo, evitar pensar que esto entonces anima a otros clientes tengan la misma mentalidad de que un evento se puede organizar en un corto plazo; cuando no hay necesidad de correr, todo puede ser planificado de una manera oportuna.

En la mayoría, de otras industrias o negocios simplemente les dicen “no es posible”, pero por alguna razón, los organizadores de eventos parecen tomarlo como un reto personal para crear lo imposible.

A la final, nos estamos haciendo daño entre todos del gremio de los eventos.

tengan compasión

Los clientes no tienen ni idea

Durante un evento reciente, todo mi equipo tuvo que estar en la oficina hasta las 23:00 en las tres últimas noches anteriores a la fecha del evento.

No es que seamos unos desorganizados (todo lo contrario), pero estas son algunas de las consecuencias de organizar un evento con poco tiempo; y a la final si algo sale mal, la reputación que se va por el desagüe es la de uno, y debemos pasar horas extras para asegurarnos que todo saldrá como está planificado.

Todo se vio afectado, porque el cliente cambió de opinión sobre algunas cosas y no suministró la información para poder cumplir con los plazos de entrega.

Estas cosas pasan, y por supuesto se convierte en nuestro problema, no en el problema del cliente. ¿Es justo?

Después de todo, el cliente nos está pagando para hacer que estos problemas relacionados con el evento desaparezcan. Y a la final, no es justo.

Y lo mejor de todo, es que en la mañana del evento el cliente, vino hacia mí a reclamarme porque estábamos todos con mala cara y cansados.

Y al decirle que llevábamos 3 días sin dormir por sus cambios de última hora, respondió: “Para eso te pago, por favor a sonreír todos”.

El cliente, no tenía ni la más absoluta consideración y ninguna comprensión de que esto estaba pasando, para poderle entregar un trabajo perfecto.

O que, por falta de no fijar los tiempos a tiempo, hicieron que nuestro trabajo fuera 10 veces más duro.

Y si te pones a analizar, lo peor no queda ahí, y que me dicen del presupuesto.

Cada cambio, de seguro establece un incremento en el presupuesto, y ese cliente no quería aceptarlo.

Les recomiendo, que cuando discutan el presupuesto del evento coloquen una partida para “contratiempos”, y adicional poner un apartado que diga “Todo cambio adicional, deberá ser revisado, incluido en el presupuesto y aprobado por el cliente”.

En realidad, nadie tiene una verdadera idea de todo lo que está detrás de la organización de un evento.

Quizás es nuestra culpa, por hacer que parezca demasiado fácil como para preocuparse demasiado.

Tal vez algunas, otras personas u otras agencias de eventos eligen a improvisar o resolver con mediocridades, pero definitivamente en mi agencia no es la forma de hacer las cosas.

por favor ayuda

Los clientes se van por lo seguro

Tengo la suerte de manejar, con clientes sorprendentes y trabajar con algunas marcas fantásticas y grandes nombres, que les encantan innovar y dicen si a nuestras sugerencias.

Me encanta, la forma en que nos desafían a empujarnos a sobrepasar nuestros propios límites y crear algo único. ¡Y por supuesto me encanta cuando tienen un presupuesto decente que cubre todos sus caprichos y ocurrencias!

Pero, claro la excepción de la regla existe…

Con demasiada frecuencia, nos encontramos con algunas ideas realmente innovadoras y conceptos que serían perfecto para algún cliente en cuestión, pero deciden que no tienen el presupuesto o se asustan o simplemente quieren ir a lo seguro.

Del mismo modo, que vemos a menudo el valor del uso de la tecnología para sus eventos, pero hoy en día hay muchos clientes clásicos que no desean diferenciarse.

Los clientes tienen miedo de confiar en la tecnología.

La mayoría de las cuentas, que administro parecen respetar mi opinión y experiencia y escuchar nuestros consejos, pero de vez en cuando nos llega un cliente que insiste en que todo debe ser como él dice y que él sabe más.

En estas circunstancias, es cuando realmente debemos decirle que así no trabajamos y que es mejor que se busque otra empresa de eventos.

¿De quién es la culpa?, ¿del mercado, la crisis, nuestra, del cliente?, creo que es un batido de todo, es verdad que la situación del mercado no ayuda, pero para evitar dolores de cabeza pongan todo por escrito.

Y, si a la final se hará como el cliente quiere, que quede por escrito que, aunque uno no está de acuerdo, se hará así, pero detallarle todos los escenarios que pueden ocurrir.

A la final, siempre tengo la razón, pero no voy al cliente a decirle “ve que yo tenía razón”, ellos solitos se dan cuenta y que deberían haber escuchado después de todo.

¿Están todos los planificadores de eventos locos?

Hay muchos grandes en esta industria, pero si es verdad que parece que el mundo de los eventos atrae a cierto tipo de personalidades.

¡Será que tenemos que ser un poco loco para trabajar en eventos! A la final, recomiendo que asistas a la mayor cantidad de eventos que veas, tomas ideas y es la oportunidad de conocer gente nueva.

A la final, es como en todos los sectores laborales, todos nos conocemos y nos saludamos y hasta muchos somos amigos de otras agencias de eventos. Siempre he pensado, que un poco de rivalidad amistosa y apreciación, es bueno de todos modos.

agente que puede con todo

¿Por qué amo mi trabajo?

A mi me encanta la lluvia de ideas y crear un terreno de juego para un cliente, y conseguir que se entusiasmen con la visión que les podemos crear para ellos.

Al final de un proyecto, la sensación de satisfacción es enorme (sobre todo si el tiempo de espera ha sido menos de seis semanas)

Y te hace realmente sentirte muy orgulloso, sabiendo que el logro de cada evento exitoso es un paso más para dejar una huella imborrable, adicional que se suma a nuestra carta de presentación de eventos realizados con éxito.

Otro punto es las entregas de premios. Algunos de los eventos que he organizado han sido legendarios y con mucha diversión. Es particularmente agradable cuando nuestros eventos son reconocidos por nuestros clientes, y nos recomiendan sin pensarlo a otros.

En conclusión

Yo confieso que si hay algo extrañamente adictivo sobre ser planificador de eventos y estoy agradecido cada día que puedo hacer algo por lo que siento una auténtica pasión.

¡Si pudiera limitar plazos de entrega, reducir las largas horas y eliminar los clientes molestos que no escuchan y las fechas límites para locos, todo sería un sueño!

Muchas gracias por permitirme abrir y hacer catarsis en esta sección de “Confesiones Reales”.

Un planificador adicto

By | 2017-09-12T11:49:47+00:00 17 julio, 2017|Categories: Planificación de eventos|0 Comments