¿Cómo incorporar las redes sociales en su estrategia de marketing de eventos?

Los medios sociales hoy en día son elementos altamente estratégicos; para incorporarlos en la planificación del evento corporativo de su cliente. En este artículo, le explicamos como aprovechar estos medios sociales para promocionar su evento, y aumentar su recordación entre sus asistentes y público objetivo.

Antes del evento

  1. Piense en un hashtag único, corto, fácil de recordar la marca

Este es un elemento vital para la estrategia de marketing de su evento.  El seguimiento de hashtag permite medir las interacciones en medios sociales y campañas de promoción. Por lo tanto, se debe invertir una cantidad adecuada de tiempo y esfuerzo en la definición de sus hashtags tentativos.

Una vez que tenga un buen candidato para el hashtag oficial del evento, asegúrese de que cumpla con las siguientes características:

¿Es único? Los hashtags para eventos de marca deben ayudar a los asistentes y ponentes a destacar información relevante; por lo que sería una lástima si alguien más lo está utilizando actualmente; o si ha utilizado el mismo hashtag (o muy similar) en el pasado.

¿Es corto? Lo ideal es que el hashtag sea de formato amigable para todas las redes sociales que su marca esté utilizando. Así que debemos ser conscientes de los límites de caracteres para cada medio social (especialmente para Twitter).

Por ejemplo: un tuit exitoso para la promoción de su evento debe contener un enlace de llamada a la acción y una imagen, junto con el hashtag. Se puede poner todo en un tuit; donde debe reservar suficiente espacio para  los retuits de su público. Si no es así, puede que tenga que replantearse el hashtag.

¿Es fácil de deletrear y recordar? Ver si se puede crear un juego de palabras asociadas a su evento o marca, o usar la aliteración para ayudar al palo hashtag en la mente de las personas. Dicho esto, evitar que el hashtag sea demasiado inteligente.

Evitar algo que pueda ser mal escrito o leído mal, lo que puede ser contraproducente, debido que el mundo de los medios sociales han aprendido la fuerza mediática que un buen #Hashtag logra promocionar un evento.

Una vez que encuentre un hashtag que cumple con todos los criterios, incluirlo en todos los mensajes sociales relevantes, cualquier contenido especial promovido en los blogs o medios tradicionales, así como cualquier materiales promocionales físicas como carteles o volantes de publicidad del evento.

  1. Hacer un plan de promoción de medios de comunicación social

Escoja los canales sociales que desee usar para promover el evento, y asignar diferentes niveles de importancia a cada uno para ver donde la información se actualizará en primer lugar, y qué tipo de información se dará a conocer a través de cada canal.

Por ejemplo, si sus canales primarios son Twitter y Facebook, programar toda la mensajería social con la información importante del altavoz, descripción taller, y los detalles del evento, tales como la ubicación y los tiempos correspondientes, que se publicará en estas redes en primer lugar.

Aquellos canales secundarios, tales como Instagram o Pinterest, pueden tener un ligero retraso en la mensajería social, sino compensar el retraso con los medios más descriptivos, tales como un vídeo (puede usar también YouTube), una foto o una lista de verificación.

Crear campos para cada red social para planificar qué tipo de contenido va a promover allí, y una lista de comprobación para seguir el progreso de cada uno de los canales sociales.

En Facebook, configure una separada página del evento dedicado a toda la información relevante. Utilice el campo de descripción para incluir todos los enlaces pertinentes, e introducir el hashtag oficial del evento. Publicar cualquier cambio de último minuto a línea de tiempo del evento para actualizar todos los invitados.

En Twitter, escribir varias plantillas Tweet incluyendo la ubicación, la hora, un objeto de control, una URL abreviada de la página oficial del evento, así como el hashtag oficial del evento.

Así, tomar nota de todos los identificadores de Twitter oficial de oradores notables o ejecutantes, e introducirlos en la cuenta de Twitter de su marca una vez confirmado su asistencia.

En Instagram, tomar fotos de una vista previa del lugar, los oradores invitados, volantes, y cualquier otra cosa que pueda ser visualmente atractivo y que relativamente se explique por sí mismo, porque usted no querrá tener a sus seguidores de Instagram adivinar lo que significa la foto, o cómo se relaciona con el próximo evento. Incluir el hashtag oficial del evento siempre.

En Pinterest, crea tableros con diversos aspectos de su evento, tales como talleres, oradores invitados o artistas, así como cualquier aspecto de la organización que desea reconocer el lugar, diseño de folletos, mercancía o un interés común entre todos los asistentes.

Como Pinterest es una red social muy visual, añadir tantos elementos visuales como sea posible, incluyendo fotos, vídeos e infografías.

Añadir palabras claves, a sus descripciones de los pines con una mayor detectabilidad  para aumentar la conciencia en torno al evento.

  1. Resalte quien serán los invitados de honor

Hacer ruido por mostrar sus mayores activos de sus invitados especiales.

Una vez que se hayan confirmado todos los altavoces o los artistas, tómese el tiempo para rastrear y compartir sus cuentas de redes sociales, tales como la página oficial de Facebook o Twitter manejarlas y utilizarlas para obtener los asistentes del evento emocionados por los invitados que traerá dicho evento.

Incluir el hashtag oficial del evento, así como una llamada a la acción (al registrarse para el evento o comprar entradas), en su mensaje más destacado de invitados, pero sólo hacer esto si se puede añadir con buen gusto, el propósito principal del mensaje es de forma explícita promover a su invitado, y al mensaje promocional para que su evento obtenga una ventaja implícita.

  1. Promover las redes sociales de forma offline

Una vez que haya incorporado a la perfección los medios sociales en su estrategia de marketing de eventos, su marca ya no necesitará ningún activo de impresión.

Sin embargo, para aquellas empresas que tratan de llegar a un público que no son conscientes de todos los canales sociales de su marca, hay maneras de dirigir a través de los materiales de promoción más tradicionales.

Incluir el hashtag oficial del evento y sus canales de medios sociales primarias en los carteles, invitaciones o volantes para distribuirlos para promover el evento.

  1. Definir los horarios de los Tweets para el día del evento

Componer Tweets recordatorio que contengan toda la información por si aún hay persona que puedan estar  interesados en asistir al evento: la hora y el lugar del evento, una dirección URL para la página web con más información, y cualquier otra cosa que pueda ser relevante y que permanezcan sin cambios en el día del evento.

Programar tweets para que se publiquen con intervalos razonables inmediatamente antes del evento, y un par de mensajes para la duración del evento, para evitar si en algún momentos no se pudo tuitear en vivo el canal no esté vacío.

Es ideal que para después del evento, tenga programados encuestas online de satisfacción para que los invitados, participantes, ponentes califiquen el evento con tal.

  1. Utilice los anuncios orientados

Si está organizando un evento en una nueva ubicación, y usted quiere estar seguro de que están llegando a su público objetivo, considere invertir en un par de anuncios en Facebook Ads.

Puede impulsar un mensaje existente desde la página de su marca con los detalles del evento, y seleccione la opción para que aparezca a la gente de una determinada ubicación geográfica.

Por ejemplo, si usted está organizando un evento Canarias, se puede elegir para impulsar un post a los usuarios en España, o más específicamente, en Tenerife o Las Palmas.

El costo del impulso depende del tamaño de la audiencia que llegue, pero sigue siendo una opción más frugal que la publicidad impresa.

  1. Utilice las campañas en los medios sociales para sortear entradas

Al integrar la mensajería social de forma impecable y la multimedia para anunciar el próximo evento, pero las ventas de entradas aún no están cumpliendo con sus expectativas.

Usted sabe que el evento es de interés para su público objetivo, pero simplemente no parecen estar respondiendo al simple anuncio en redes sociales y en carteles, puede ser el momento para mejorar su táctica de venta de boletos mediante la organización de un sorteo de entradas.

Si nunca has puesto una campaña de medios sociales y no sabes por dónde empezar, tenemos algunas ideas creativas que nos puedes preguntar.

Incluir el hashtag oficial de su marca como requisito para una entrada: esto pondrá su marca en el radar de los que siguen a los participantes que concursan en las redes sociales, y ayudar a mantener un control del registro de todas las entradas.

Y sí, el regalo le costará el precio de un par de entradas, pero los beneficios promocionales de esta campaña bien vale la pena.

Durante el evento

  1. Supervisar y participar con los asistentes en las redes sociales

Puesto que usted ha hecho que los medios sociales sean una parte inseparable de su estrategia de marketing de eventos, estar preparado para mantener el alto nivel de compromiso para toda la duración del evento para que coincida con las expectativas de sus asistentes.

Una plataforma de relación social con capacidades para gestionar varios canales sociales simultáneamente, como Hootsuite, sería útil para asegurar que no se pierda ninguna en la mensajería social.

Puede realizar un seguimiento de las interacciones con su marca a través de flujos de búsqueda del seguimiento del hashtag oficial de la marca, con su usuario de Twitter, así como la búsqueda con las palabras clave relevantes o errores de escritura comunes del hashtag que ha encontrado durante la etapa de la promoción del evento.

Ahora que sabes la forma, vamos a llegar al cómo: cuáles serían los mejores mensajes sociales que debería centrarse mientras supervisa las interacciones de los asistentes.

  • Responder a cualquier pregunta sobre el evento.

Usted puede encontrar estos más fácil mediante la creación de una corriente de búsqueda en Hootsuite que rastrea cualquier interacción que contiene un signo de interrogación, o “?”, Con la palabra clave que elija.

  • Compartir mensajes sociales interesantes. Seleccione las fotos más descriptivos y vídeos de los asistentes y publicarlas en sus propios canales.
  • Presentar sus reclamaciones sobre el evento. Si es algo que necesita ser resuelto en persona, tener un equipo de apoyo en el lugar en espera.
  • Gracias a la persona que ayudan a difundir
  • Mantener todas las interacciones públicas con el hashtag para que los demás lean sus respuestas
  • Si el mensaje contiene más de una sugerencia que se puede hacer mejor la próxima vez, y no deja margen para la mejora en el evento actual, confirmar el mensaje de la persona y darles las gracias por ponerse en contacto con usted.
  • Asegúrese de tomar nota de todas las sugerencias o quejas formuladas durante el evento en un documento aparte, esto le ayudará en su evaluación posterior al evento.
  1. Organizar in situ campañas promocionales

Con el fin de animar a los asistentes a compartir sus experiencias de su evento en las redes sociales, crear una campaña promocional en el lugar que les recompensa para etiquetar sus mensajes sociales con el hashtag oficial del evento.

También puede gamificar el intercambio de experiencias mediante la organización de una búsqueda del tesoro o un “fotomatón” delante de un póster del evento, donde los asistentes tienen que tomar una foto y etiquetar en consecuencia con el fin de ser elegibles para un premio.

Los sorteos, son una gran manera de mantener a sus asistentes comprometidos y entretenidos, así como ayudar a su marca a aumentar la visibilidad de su evento en los medios sociales, ofreciéndoles premios que usted sepa que serán de su utilidad.

  1. Pantalla de mensajes de las redes sociales

Otra manera de animar a los asistentes a participar en la conversación social, es hacerla pública.

Se podría pensar que posiblemente no podría ser más pública, con todos los mensajes claramente visibles en los medios sociales, pero puede estar pasando por alto el hecho de que no es inmediatamente obvio para todos los asistentes que efectivamente existe una conversación social.

Una forma de abordar, está la creación de una pantalla que muestra toda la mensajería social que incluye el hashtag oficial del evento.

Se puede utilizar una herramienta gratuita como Hootfeed que muestra todas las interacciones en tiempo real.

Esto puede servir tanto a los asistentes, que pueden ver lo que todo el mundo está diciendo sobre el evento y los organizadores del evento, que se puede utilizar el Hootfeed como una herramienta de escucha social adicional en el sitio.

Después del evento

  1. Contar una historia con los medios sociales

Otra razón, para alentar a las personas que asisten a su evento para hablar de ello en los medios sociales es la creación de una narrativa posterior al evento.

Claro, usted puede decirle a su audiencia de los medios sociales que el evento fue un éxito en su blog o en un Tweet, pero ¿no sería mejor demostrar como fue partiendo de los testimonios de los asistentes con sus propias palabras, imágenes y vídeos?

Componer una historia de Tweets sus asistentes e Instagram fotos organizándose en un Storify narrativa.

Puede ordenar la historia en orden cronológico, o resaltando sus momentos favoritos de los asistentes del evento.

  1. Pedir a los asistentes para evaluar su desempeño

Si usted está planeando organizar eventos similares en el futuro, es importante obtener información sobre lo que funcionó bien y qué áreas podrían mejorarse.

Su equipo de supervisión de eventos probablemente ya han registrado algunos comentarios que han recogido durante el evento, pero es importante para llegar a aquellos que no expresaron su opinión durante el evento o sólo pensar en algo que decir después del evento.

Animar a los asistentes del evento de expresar su opinión mediante la realización de una encuesta posterior al evento rápida.

Puede aumentar la participación de la organización de un sorteo entre los que completan la encuesta, les recompensa con la asistencia gratuita al siguiente evento a organizar.

  1. Analizar su propio desempeño social media

Finalmente, dado que las redes sociales jugaron un papel tan importante en su estrategia de marketing de eventos, es importante tomar nota de cómo se realiza.

Echar un vistazo al plan de promoción de medios de comunicación social que se configura antes del evento, y evaluar cómo cada red social lleva a cabo su propósito previsto. ¿Twitter hizo aumentar la visibilidad de su evento?

¿Invertir en Facebook Ads donde se invitó a comprar entradas ayudó?

Cada una de estas redes tiene su propia herramienta de análisis para ayudarle a obtener las métricas que necesita para medir la contribución de los medios de comunicación social para su comercialización evento.

Si no está seguro por dónde empezar, tenemos todo cubierto, no dude en contactarnos que en EventoCorp® estamos para ayudarle con sus eventos.

¿Ha probado otras maneras de utilizar los medios sociales para conectar con sus clientes ideales y promover su próxima feria?

Nos gustaría saber cómo está usando las redes sociales para conectar con la gente y hacer que su espectáculo sea más social.

 

By | 2017-08-15T15:23:36+00:00 2 julio, 2017|Categories: Marketing de Eventos|0 Comments