15 pasos para contratar un organizador de eventos

Contratar un organizador de eventos externo no tiene que ser una tarea desalentadora, pero debe asegurarse de dedicar el tiempo necesario a buscar a los mejores y negociar todo de forma cuidadosa.

Lo que necesita saber sobre la contratación de un organizador de eventos

1. Determine su objetivo de evento.

La mayoría de las personas piensa que contratar a un organizador de eventos o catering externo comienza por determinar el presupuesto del evento, pero la verdad es que es más importante comenzar por definir por qué quiere organizar un evento en primer lugar.

Antes de llegar a un recurso externo o interno que lo ayudará a planificar este evento, desea estar en condiciones de compartir los objetivos importantes del evento.

Responda sus propias preguntas relevantes sobre quién, qué, dónde, cuándo, por qué y cómo. Habrá mucho tiempo para hacer ajustes.

2. Determine su razón para contratar un planificador de eventos.

Una vez que haya definido sus objetivos, comenzarán a surgir algunas ideas claras sobre el tema y el mensaje que desea transmitir en su evento. Pero lo más importante, ¿qué actividades y servicios necesita el recurso externo para manejar en su nombre?

¿Ayudarán con la selección del lugar? ¿Crearán menús y harán esas recomendaciones? ¿Están ayudando a crear artículos de comunicación importantes, como invitaciones y otros materiales para eventos? ¿Necesitan fuente de entretenimiento y altavoces? ¿Se necesitarán en el sitio en el evento? ¿Se encargará del registro de eventos?

calculo de presupuestos

3. Estime un presupuesto.

Según los objetivos de su evento, es posible crear una idea general de cuánto costará para varios elementos de su programa.

Esto variará según el tipo de evento que esté hospedando y lo que incluye.

Muchas personas que organizan un evento por primera vez a menudo caen en la trampa de querer planear un evento de champán con un presupuesto de cerveza (sin ofensas destinadas a eventos con temática de cerveza, también nos encantan esos).

Y es por eso que muchas personas recurren a su planificador de eventos para obtener ayuda.

4. Fuente un planificador de eventos calificado.

A menudo, la gente piensa que el boca a boca es la mejor manera de contratar un organizador de eventos para su fiesta de aniversario, reunión de negocios de desayuno, retiro de fin de semana u otro tipo de evento.

Si bien ciertamente ayuda, probablemente este no sea el enfoque más efectivo.

Si está tratando de encontrar el mejor planificador de eventos para su aventura, lo mejor es investigar a alguien que tenga experiencia y tenga una sólida reputación dentro de la comunidad de organizadores de eventos.

El boca a boca proporciona una oportunidad para ventas fáciles para un planificador que desee encontrar nuevos clientes, pero la reputación entre pares es muy efectiva.

5. Planificadores de eventos de origen a través de afiliaciones profesionales.

Independientemente de si se trata de un evento social o de una reunión corporativa, en general, las reglas de contratación de un organizador de eventos o de servicios de catering siguen siendo las mismas.

Desea contratar a alguien que tenga experiencia en su tipo de evento. También es importante descubrir quién publica artículos en su industria.

Contratar a un organizador de eventos

6. Planificadores de eventos de origen a través de cámaras de comercio locales y hoteles.

Si desea saber quién tiene la reputación de brindar servicios o experiencia en un mercado en particular, consulte con la oficina local de convenciones y visitantes.

Muchos planificadores de eventos son miembros activos. También mantienen relaciones con cámaras de comercio locales.

Otra forma de obtener expertos es llegar al departamento de ventas de convenciones del hotel. Compartirán contigo en quien confían.

7. Entreviste a tres planificadores calificados.

La mayoría de los organizadores de eventos estarán ansiosos por conocer su evento específico, pero al principio proporcionen detalles breves y se centren un poco más en su experiencia.

Pida al planificador de eventos o a su empresa que comparta información sobre su negocio, experiencia con los eventos y cómo planifican las contingencias.

Debido a que usted es el que contratará al planificador, su trabajo es escuchar lo que oye. Es como contratar a un empleado. Pero la verdad es que un buen planificador de eventos también lo mostrará.

8. Proporcione detalles sobre su evento.

Los buenos planificadores lo guiarán a través de una discusión para conocer los objetivos generales, la línea de tiempo, el presupuesto, los invitados / asistentes y las preferencias personales de su evento.

Los buenos planificadores le harán preguntas sobre su organización y aprenderán sobre sus objetivos y su evento particular.

Esto debería ayudar a su planificador potencial a contextualizar el evento o programa, y ​​comprender sus objetivos y su tema. Esto debería ser el mismo, ya sea un evento corporativo o un evento social.

9. Si es posible, conozca a sus planificadores en persona.

No siempre es posible conocer a alguien en persona, especialmente si su programa está fuera de la ciudad.

Sin embargo, dependiendo del presupuesto y la importancia de su evento, este es un paso muy importante. Y es un paso que debe invertirse antes de reducir su planificador seleccionado.

Tenga en cuenta que el planificador con mayor experiencia puede no ser siempre el mejor empleado. Hay algo en construir una relación con alguien y escuchar sus ideas.

Obtendrá una sensación de pasión y profesionalismo de esta manera también.

reuniones con los planificadores

10. Verifique las referencias en su evento y planificadores de catering.

No es lo suficientemente bueno para seguir su instinto, el consejo de sus amigos, o incluso colegas y compañeros de trabajo. Este es tu evento, y tu nombre y tu reputación estarán asociados con él.

Por supuesto, solicitará los nombres de los clientes que han trabajado con el planificador antes. Y es probable que obtenga contactos favorables. Pero hacer más excavaciones.

Pida al planificador de eventos que hable sobre dónde han tenido eventos anteriormente y verifique esas fuentes. Lea información sobre su negocio y encuentre sus propias referencias para verificar.

11. Estreche eventos y planifique reuniones con uno y escuche sus ideas.

Con base en sus metas e ideas, un buen planificador de eventos le presentará un plan que ayudará a lograr su tema.

Si se trata de una cena y una cena privada para un grupo íntimo de personas, el planificador debe acudir a usted con ideas que incluyen muchos de los detalles de su programa.

En este punto, el planificador de eventos debe presentarle ideas que lo harán sentir que han tomado su presupuesto y duplicado su valor. Esto debería ser evidente en la forma en que lanzan su visión para su evento.

12. Los organizadores de eventos deben presentar su presupuesto total.

Esas ideas tendrán un precio, y es importante que les pida que divulguen todos sus costos y las fuentes potenciales de cómo se cubrirán sus honorarios.

Las tarifas del planificador de eventos variarán de planificador a planificador o de empresa de evento a compañía de evento.

Pídales que divulguen sus términos y todas las tarifas por adelantado. ¿Cobran por hora? ¿Recibirán directamente o indirectamente las comisiones del lugar? ¿Aceptan un porcentaje de una venta del lugar?

13. Negocie los términos y revise la letra pequeña.

Dependiendo de la naturaleza de su evento, se le pedirá que proporcione depósitos, etc., al planificador de eventos y los lugares / servicios del evento que ofrecen.

Esta es una forma perfectamente aceptable de manejar negocios, pero el mejor consejo en este momento es buscar consejo profesional y nunca firmar un contrato que no haya sido revisado por su propio asesor legal, especialmente cuando se trata de personas privadas que pueden no tener los mismos recursos de una gran empresa.

como organizar un evento

14. Trabaje de cerca con su evento y confirme los detalles.

La mayoría de las historias malas que ocurren se relacionan con la planificación de eventos, generalmente como resultado de la falta de seguimiento.

La planificación de eventos requiere la coordinación efectiva de la logística y su aplazamiento a una persona externa a veces da como resultado un nivel de confianza o confianza que nunca debería haber sido otorgado.

Esto no quiere decir que la mayoría de los organizadores de eventos no cumplan con sus servicios prometidos.

En su lugar, significa que debe asegurarse de que la logística se haya confirmado, consultando directamente con sus proveedores y lugares. ¿Han recibido sus depósitos?

15. Sea listo para negociar – o volver a contratar – un organizador de eventos.

Si todo va según lo planeado, tendrás un evento exitoso y un excelente recurso para el futuro. Pero si el proceso de planificación no funciona sin problemas para los servicios acordados por escrito, es importante revisar si el proyecto encaja bien con el planificador.

Si bien es razonable ser paciente y trabajar a través de la logística y cualquier malentendido potencial en el camino, si no está recibiendo los servicios que desea, entonces debería estar preparado para tener algunas discusiones serias.

Si debe, esté listo para disparar a un mal planificador y tener una opción de copia de seguridad en todo momento.

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Por | 2017-10-16T19:00:46+00:00 16 octubre, 2017|Categorías: Planificación de eventos|Sin comentarios