¿Alguna vez se preguntó cómo su escritor favorito logró mantener su musa cerca y crear esa gran cant de páginas impresionantes para leer vorazmente? No hay grandes secretos aquí, amigo mío.
Sólo se sienta allí, y escribe. Lo mismo se aplica a la organización de eventos. Si tiene un nuevo evento en su escritorio, y no sabe de qué lado para acercarse, sólo tiene que tomar su tenedor y cuchillo, sentarse cómodamente y comenzar esta aventura de una forma sabrosa y divertida.
¿Por qué planificar un evento?
La planificación es definitivamente similar a la planificación de eventos eficaces. Si no quieres ninguna experiencia de ajetreo / bullicio, colas en la esquina de la mesa de check-in, alguien colocando el buffet en un lugar equivocado, y no saber qué hacer al respecto, simplemente compra un portátil y ten presente todos los procesos claves marcados en el papel.
El proceso de planificación que da origen a la gestión de primera clase de eventos implica tres reglas. Para alcanzar el éxito con los pasos básicos de planificación de la gestión de eventos, ten en cuenta:
- Sin presión. Simplemente calma la lluvia de ideas, crear una visión de lo que quiere lograr con este evento.
- Darle estructura. Destaque todos los aspectos que necesita para trabajar y obtener un horizonte perfecto con las estrellas que tendrá que iluminar para lograr un gran evento.
- Conecta los puntos. Hable con todos, de cuánta ayuda estamos hablando. Tenemos todos los problemas técnicos resueltos. De esta manera, sus estrellas no dejarán de brillar en el momento oportuno.
La planificación de eventos puede convertir incluso a la persona más capaz en una bola de nervios. Pero si ha sido seleccionado para planificar la próxima fiesta de su empresa, el banquete de premios o la casa abierta, relájese. Nuestros consejos útiles pueden hacer que el proceso sea más fluido y exitoso.
Consideraciones iniciales
En primer lugar, considere cómo desea que su evento se vea y se sienta. Piense en: ¿Qué tipo de evento está celebrando? ¿Quién asistirá? ¿Cuál es la razón del evento o celebración? ¿Qué espera lograr? ¿Tiene metas o resultados específicos que espera?
Tenga en cuenta que su evento debe generar buena voluntad, emoción y entusiasmo acerca de su empresa. Usted debe utilizarlo para hacer crecer su negocio, y como una oportunidad para fortalecer las relaciones con los empleados y sus clientes.
Planificación de su evento
Una vez que haya definido los parámetros básicos, estará listo para continuar con la planificación.
• Hacer una lista de verificación – Crear una lista de verificación para proporcionar una guía paso a paso para organizar y ejecutar un evento especial.
• Desarrollar un presupuesto – Esto le proporcionará un “plan” financiero para el evento. El presupuesto debe ser específico e incluir oportunidades de ingresos (patrocinio, venta de entradas, donaciones, etc.), así como gastos tales como impresión, permisos, seguros, altavoces, alimentos, suministros y seguridad.
Mantener buenos registros, manteniendo un registro de todos los ingresos y gastos. Además, espere que lo inesperado, los gastos adicionales se presentarán para planificar con anticipación.
• Horario de las instalaciones – La ubicación y el lugar de su evento es fundamental para el éxito. Seleccionar un sitio es más que encontrar las habitaciones disponibles.
Hay muchos factores a considerar, incluyendo la capacidad del salón, si usted está teniendo un evento al aire libre, si hay necesidades especiales para rampas / ascensores, si usted necesita un podio, escenario o equipo especial, y cuántas mesas y sillas serán necesarias para los huéspedes.
• Tenga un montón de comida y bebidas – ¿Qué tipo de comida va a servir? ¿Almuerzo? ¿Merienda? ¿Cena? ¿Buffet? ¿Sentados? ¿Qué tipo de bebidas estarán disponibles? ¿Serán servidos en un tazón de fuente, o cualquier otra manera? Si tiene la intención de servir alcohol, asegúrese de que haya suficientes conductores designados para transportar a aquellos que no puedan conducir a su casa.
• Plan de publicidad / marketing – Invertir en publicidad y marketing son la clave para un evento exitoso. Hay muchos métodos diferentes que puede utilizar para obtener la difusión sobre su programa. Determine a quién desea asistir y, a continuación, dirija su publicidad en consecuencia. Considere la posibilidad de complementar la publicidad pagada con volantes económicos, folletos, mensajes de correo electrónico y marketing de boca en boca.
• Reservar un orador / maestro de ceremonia – Considere los siguientes factores si está planeando tener un orador, un entretenimiento o un facilitador para un evento: ¿Quién es el maestro de ceremonia? ¿El orador atrae a una amplia audiencia? ¿Cuántas personas se espera que asistan? ¿El orador tiene requisitos técnicos especiales para su presentación? ¿El artista requiere alojamiento o transporte?
• Organización para el estacionamiento – Si usted está esperando un gran número de invitados, asegúrese de que hay un amplio estacionamiento. El aparcamiento que seleccione debe ser fácilmente accesible a la ubicación del evento.
Si usted tiene camiones de reparto, los abastecedores o el equipo especial que vendrán al acontecimiento, usted tendrá que cerciorarse de que cada uno sepa la mejor localización para la descarga.
• Evaluar el evento – Uno de los elementos más ignorados, pero importantes, de la planificación de proyectos es la evaluación.
Si desea determinar el éxito de un evento, tendrá que recopilar las opiniones de los participantes. Crear un formulario de evaluación para distribuir (y, si es posible, recoger) al final del evento. Para fomentar la participación, su formulario de evaluación debe ser anónimo y corto.
• Haga reflexiones – Una vez que su evento haya terminado, tómese el tiempo para reflexionar sobre él. También considere todo el proceso de planificación y los comentarios proporcionados en los formularios de evaluación. Reflexionar le ayudará a mejorar para el próximo acontecimiento.
Independientemente del tipo de evento que está planeando, asegúrese de que es significativo y representa a su empresa de una manera única y positiva.
10 pasos para planificar su evento
Estos son los 10 pasos claves para planificar un evento exitoso:
1. Desarrolle Objetivos y Objetivos del Evento
El primer paso es establecer una meta y objetivos tangibles. (por ejemplo, ¿ por qué organiza este evento y qué espera lograr?)
Ciertamente, no seríamos los primeros en decir: “no te atrevas a comenzar tu planificación de un evento sin establecer una meta”.
Esta regla de oro, es una necesidad para aquellos que quieren tener un gran comienzo e incluso un cierre mayor para el evento. Para simplificar el proceso, divide los objetivos en categorías. De esta manera, podrá abordar varios temas a la vez.
2. Organizar un equipo
Las tareas compartidas son tareas más fáciles. No dude en asignar responsabilidades a los miembros de su equipo. Nuestra sugerencia es esbozar los aspectos claves que tienen que ser atendidos como entretenimiento, gestión de locales, patrocinadores.
Además, hacer que alguien del equipo sea el responsable de cada uno de ellos. De hecho, si todo el mundo se esfuerza por ser la mejor pieza del rompecabezas, imagínese el magnífico resultado que obtendrá al final.
Cualquier evento requiere un esfuerzo conjunto del equipo para manejar todos los detalles. Considere la posibilidad de identificar a un director de eventos clave o director de eventos, así como a coordinadores individuales para subcomités, tales como:
- gestión de locales;
- sonido;
- entretenimiento;
- publicidad y marketing;
- patrocinadores;
- gestión de voluntarios
3. Establecer una fecha
Tiene que hacerse amigo del calendario si quiere escapar del cambio de horario y holdbacks. Dése el tiempo suficiente para la preparación y conseguir todo arreglado.
Establecer plazos para mejorar el rendimiento del equipo y dejar que comience la cuenta regresiva.
Es posible que la fecha ya esté preestablecida para un evento recurrente, pero si se trata de un evento nuevo, asegúrese de considerar lo siguiente antes de confirmar la fecha:
- ¡Date tiempo suficiente! Idealmente, usted debe tener 4-6 meses para planificar (dependiendo de la naturaleza de su evento)
- Tenga en cuenta las fiestas estatutarias y religiosas
- Evite periodos de vacaciones escolares (por ejemplo, invierno, primavera y vacaciones de verano)
- Consulte las fechas con los participantes clave, por ejemplo, oradores, presentadores, invitados VIP, etc.
Si desea que su evento se destaque, debe elegir un tema oportuno y convincente que lo distingue de su competencia. Esto significa que usted necesita para llegar a un tema general dinámico y es necesario tener mucho cuidado con el nombre real, debido que puede ser una atención clave, especialmente en los medios de comunicación.
De todas las etapas de la planificación de eventos, este punto es, obviamente, muy importante para su cliente. Para permitir el reconocimiento de la marca, usted tiene que hacer que se destaque.
Brainstorm nombres: Cuando usted está pensando en el nombre del evento, piense en:
- ¿cómo es su evento diferente de otros eventos en su sector?
- ¿qué esperas transmitir a través de este evento?
- Crear un Tagline: Una vez que usted ha venido para arriba con un nombre, también intenta diseñar un tagline, un eslogan corto, memorable de la marca de fábrica que describa el acontecimiento.
- Diseñe un Logo: El paso final será tener un logo creado para representar su evento. Un logotipo puede ser una herramienta de marca eficaz que ofrece un reconocimiento inmediato de su evento en todos sus artículos publicitarios y promocionales (por ejemplo, camisetas, botellas de agua, bolsas, etc.)
5. Crear un plan maestro
Construya su propio manual de planificación de eventos a partir de cero, estableciendo una solución de trabajo (además de una solución de copia de seguridad) para el lugar / registro / entretenimiento / promoción / gestión de voluntarios y otro aspecto relevante.
Una vez más, no se olvide de comprobar si tiene al menos un miembro del equipo dedicado detrás de cada una de estas esferas de responsabilidad. ¡Siga su plan de negocios de evento como la única guía y no permita que nadie se salga de él!
Este plan debe abarcar todos los aspectos del evento, incluyendo:
- Gestión de lugares, logística y catering (contratos, permisos, seguros, etc.)
- Ponentes / presentadores (identificación, confirmación, logística y gestión)
- Actividades / entretenimiento
- Publicidad y promoción (on y offline, por ejemplo: página web y promoción en línea, calendarios de eventos, programas impresos, relaciones con los medios de comunicación, señalización, medios de comunicación social, etc.)
- Registro (inscripción online, pago y seguimiento, inscripción en el sitio, etc.)
- Gestión de patrocinadores / socios
- Gestión de voluntarios
6. Determinar los Procesos Administrativos
En otras palabras, ¿cómo va a realizar un seguimiento de su planificación, registro, presupuesto, invitados y listas de oradores, etc?
7. Identificar y Establecer Asociaciones y Patrocinadores
¿Hay organizaciones con las que podría asociarse o solicitar patrocinios para sufragar los costos y aumentar la participación potencial? Cuando usted involucra a otras personas o grupos en su evento, ellos tienen una participación en ayudar a difundir la palabra y hacer que el evento sea un éxito.
Es posible que desee considerar:
- Buscar patrocinadores corporativos para financiar una parte del evento. Esto puede ir desde organizaciones nacionales que quieran patrocinar una cena, ofrecer un premio de puerta o un elemento clave de subasta, a empresas locales que puedan proporcionar bienes o servicios, como flores para las mesas, artículos de bolsas de regalo, etc. .
- Asociarse con organizaciones comunitarias que puedan ofrecer un lugar y / o asistencia con la organización o la dotación de personal de un evento
8. Crear un plan de publicidad
Incluso con el conferencista más asombroso o entretenimiento line-up, su evento necesitará de publicidad para atraer a la gente.
La promoción del evento comienza con la notificación o página inicial de su sitio web, anote en su boletín de noticias o correo electrónico para guardar la fecha, y luego se construye para incluir la publicidad on y offline, las relaciones con los medios de comunicación y la divulgación en curso para fomentar el registro.
Y ningún plan es completo sin el agradecimiento del post-acontecimiento, los reconocimientos del patrocinador y los artículos sobre los mensajes dominantes del acontecimiento o el éxito de la recaudación de fondos.
9. Establecer un Presupuesto
Su presupuesto debe incorporar estimaciones para todos los ítems clave identificados en su Plan Maestro de Eventos. No se olvide de incluir los gastos de viaje o alojamiento para los ponentes, presentadores, etc.
10. Determinar el Proceso de Evaluación
¿Cómo determinará si su evento es un éxito? ¿Medirá el éxito por el número de inscritos o asistentes o por la cantidad objetivo en donaciones?
Cuando establezca sus metas y objetivos iniciales del evento, también debe considerar cómo evaluará el evento para determinar su éxito.
Pero, si su evento implica el seguimiento, por ejemplo, una subasta, entonces tendrá que poner algunos procesos en el lugar para identificar los bienes ofrecidos en especie y los fondos recaudados en el evento.
Por el mismo motivo, si el objetivo de su evento es aumentar la conciencia, tendrá que comparar y recopilar datos sobre las actividades de las redes sociales en línea / menciones, etc. y la publicidad offline, de nuevo basándose en sus objetivos iniciales.